Nieuwe B-to-B wetgeving per 1 oktober 2009 anti-spam wetgeving uitgelegd

Met ingang van 1 oktober 2009 wordt de Telecommunicatiewet aangepast. Vanaf dat moment wordt het verbod van het zonder toestemming versturen van e-mail uitgebreid tot zakelijk e-mailverkeer (de wet geldt uiteraard niet voor persoonlijk e-mailverkeer). Newslight label van Future Forward vindt de wetswijziging een goede zaak die professionele e-mailmarketing bevordert.

In de nieuwe wet zijn de basisregels vastgelegd. Hoe dit in de praktijk uitwerkt is niet
voor iedereen duidelijk. Met deze whitepaper willen we de meest gestelde vragen
beantwoorden.

Hoofdpunten van de nieuwe wet

> Algemene regel: toestemming (opt-in)
Voor het overbrengen van e-mailberichten van commerciële, ideële of charitatieve
aard is uitdrukkelijke toestemming van de ontvanger vereist. Vanaf 1 oktober
2009 geldt deze regel voor zowel B-to-C als voor B-to-B e-mailingen.
Toestemming is ook vereist voor uw bestaande adressenbestand.
> Uitzondering: klanten
Voor het versturen van e-mailingen aan bestaande klanten is geen toestemming
nodig.

De nieuwe wetgeving in de praktijk

Toestemming
De toestemming moet volgens de wet verleend zijn op basis van “een vrije, specifieke en
op informatie berustende wilsuiting, waarbij de betrokkene aanvaardt dat zijn
persoongegevens worden verwerkt” (art.1h Wet Bescherming Persoonsgegevens).
Oftewel:
Uitdrukkelijk
De toestemming moet verleend zijn door een actieve handeling van de ontvanger. Dit
geldt niet alleen voor adressen verkregen na 1 oktober, maar ook voor oude adressen.

Geen vooraangevinkte vakjes op een aanvraagformulier.
Niet in de algemene voorwaarden.
Niet door middel van een e-mailing om toestemming vragen.
De toestemming geldt alleen voor het betreffende e-mailadres en niet voor andere

binnen dezelfde organisatie.

Geïnformeerd
De ontvanger moet bij het inschrijven weten waar hij/zij toestemming voor geeft.

Aan wie geeft de inschrijver toestemming.
Welke informatie zal de inschrijver op het e-mailadres ontvangen.
Met welke frequentie kan de inschrijver e-mail verwachten.

Bewijslast ligt bij de verzender
De bewijslast die aantoont dat toestemming is verkregen, ligt bij de afzender/verzender.
De wet schrijft niets voor over de toegestane bewijsmiddelen.

Toestemming kan op verschillende manieren verkregen worden:

Opt-in: de ontvanger schrijft zich in.
Confirmed opt-in: de ontvanger schrijft zich in en ontvangt een bevestiging dat
hij/zij is ingeschreven (met daarbij de mogelijkheid zich uit te schrijven).
Dubbel opt-in: de ontvanger schrijft zich in, ontvangt een bevestiging met een

verzoek de inschrijving nogmaals te bevestigen.

De meest zekere methode om als bewijsmateriaal te dienen is de dubble opt-in methode.
Nadeel hiervan is, dat inschrijvingen verloren gaan als de inschrijver vergeet te
bevestigen. Uit de praktijk met de B-to-C wetgeving is gebleken dat een elektronisch
bestand met inschrijvers, voorzien van datum en tijdstip van inschrijven als voldoende
bewijs geldt.

Klantrelatie
Belangrijkste uitzondering op het opt-in vereiste geldt voor klanten. Wanneer kan er
gesproken worden van een klantrelatie.

Transactie

Contactgegevens moeten zijn verkregen in het kader van een transactie

(verkoop). Een offerte of een informatieaanvraag gelden niet als transactie.

Gelijksoortige producten

De e-mailberichten moeten betrekking hebben op gelijksoortige producten /
diensten als hetgeen de klant afgenomen heeft. Hierbij gaat het om de
verwachting die de klant redelijkerwijs mag hebben. Dat kan in sommige gevallen
ruim uitvallen. Wanneer bijvoorbeeld een boek gekocht is bij bol.com is het niet
onredelijk dat daarna ook berichten over elektronica gestuurd worden, aangezien
de klant behoort te weten dat bol.com ook elektronica verkoopt. Producten /
diensten van een zusterbedrijf mogen niet aangeboden worden.

Gedurende economische levensduur

Het hangt van de aard van de organisatie en de producten / diensten af hoe lang
na de aankoop een relatie nog als klant aangemerkt kan worden. De economische
levensduur van het product / de dienst is hierbij het uitgangspunt.

Altijd kunnen uitschrijven

Er moet altijd een mogelijkheid zijn om uit te schrijven. De gevolgde procedure
hiervoor dient simpel te zijn (geen invulformulier).

Naleving

Transparantie
Uitgangspunt van de wet is transparantie.

Het moet duidelijk zijn waarvoor en aan wie toestemming wordt verleend.
Het moet altijd duidelijk zijn wie de afzender van een bericht is (naam,

e-mailadres, adresgegevens).

Er moet altijd een eenvoudige afmeldmogelijkheid zijn opgenomen.

OPTA
De OPTA (Onafhankelijke Post en Telecommunicatie Autoriteit) ziet toe op de naleving
van de wet- en regelgeving op het gebied van post en elektronische
communicatiediensten.

Naar aanleiding van klachten (via www.spamklacht.nl) en ambtshalve kan de OPTA een
onderzoek instellen. Hiervoor beschikt de OPTA over een speciaal team met digitale
rechercheurs, onderzoekers en juristen. Er kan een boete opgelegd worden van
maximaal € 450.000 of een berisping uitgesproken worden. De straffen worden door de
OPTA zelfstandig opgelegd met de mogelijkheid hiertegen in beroep te gaan bij de
rechter.

De Telecommunciatiewet geldt voor ‘automatische oproepsystemen zonder menselijke
tussenkomst, faxen en elektronische berichten’. Daaronder valt niet alleen e-mail, maar
ook faxen, sms-en en bluetooth.

Aansprakelijkheid
Degene die aangesproken kan worden op de naleving van de wet is de zender:

De persoon die op de knop drukt (de feitelijke verzender)
Degene waarvan het bericht afkomstig is (de materiële verzender)

Uw adressenbestand

Bent u onzeker of in het verleden uitdrukkelijk toestemming is verkregen, dan heeft u
nog tot 1 oktober 2009 de tijd om alsnog toestemming te vragen. Newslight label van Future Forward helpt u graag met de beoordeling of een re-opt-in campagne nodig is en op welke manier dat het beste kan gebeuren.

Nieuwe B-to-B wetgeving
Er zijn overigens meerdere redenen om een re-opt-in campagne uit te voeren: